У багатьох підприємців, секретарів та бухгалтерів, особливо початківців, виникає питання: "Як зшивати документи?" Здавалося б, що в цьому складного? Проте не так все просто. Документи надаються в контролюючі органи або здаються в архів, а значить, повинні бути оформлені з дотриманням всіх норм і правил. Давайте детально розберемося в нюансах цієї теми.
Методичні рекомендації діловодства
Діловодство - складний процес в плані оформлення документації. Це стосується і прошивки ділових паперів. Не можна просто скласти пачку листів і зшити. Дуже часто документи повертаються саме з-за того, що підшивки неправильно оформлені.
Щоб зрозуміти, як правильно зшивати документів у діловодстві, варто ознайомитися з Методичними рекомендаціями. Вони затверджені Росархівом (231209).
Для чого зшивають документи?
Перш ніж розібратися, як правильно зшивати документи, давайте обговоримо, для чого, власне, це потрібно. Далеко не кожна людина знає, навіщо це робиться. А адже існує безліч організацій, у яких документи приймають тільки в коректному, належним чином оформленому вигляді. Наприклад, при здачі в архів, для участі в тендерних торгах, при подачі паперів в податкову і т. д.
Хочемо зауважити, що немає однозначної інструкції з цього приводу. Однак є нормативні акти, що регулюють порядок оформлення документації. Вважається, що прошивати необхідно абсолютно всі папери, якщо їх обсяги більше одного аркуша. Це стосується і копій, наприклад статуту документів юридичних осіб (на копіях не ставиться печатка підприємства). Крім того, прошиваемие аркуші нумеруються арабськими цифрами. Ставляться вони в верхньому правому куточку. Для прошивки документів вам знадобляться спеціальні нитки-шпагат, шило, голка. На задній стороні останнього аркуша обов'язково приклеюється заверительная записка, що містить інформацію про кількість сторінок. На ньому ставиться підпис керівника та обов'язково печатка підприємства.
Оформлення обкладинки
Оформляючи документи належним чином, варто подбати і про обкладинці. Найчастіше вона картонна. Крім того, вона може призначатися для тривалого використання, бути стандартною (формат А4) та нестандартною. З щільного картону виготовляють обкладинки в тих випадках, коли передбачається тривале зберігання паперів (більше двадцяти п'яти років). А для подання в державний архів підійде і більш простий варіант.
Опис документів
Перед тим як зшивати документи, потрібно все вірно оформити всередині самої справи, щоб надалі не довелося його розшивати. Адже воно може містити не один пакет паперів, а кілька. У цьому випадку кожен комплект має прошивати окремо та містити чітку інформацію про назву папки, дату опису, перелік всіх листів, Ф. В. О. відповідального особи. Сама опис не нумерується.
Як правильно нумеруються аркуші
Для того щоб правильно пронумерувати аркуші, слід знати деякі правила:
Номери присвоюються листами, але не сторінкам. Пам'ятайте про це. Опис не нумерується. Якщо серед паперів є листи, то нумеруються спочатку конверти, а вже потім по черзі кожен лист. Номери аркушів ставляться в куточку зверху (верхній правий куточок) простим олівцем. Користуються арабськими цифрами. Якщо справа містить не один том, то кожний з них нумерується окремо. Якщо всередині є документи з власною нумерацією, то вони все одно повинні пройти загальну нумерацію. Листи великих форматів (А2 А3) розгортаються, і у верхньому куточку ставиться порядковий номер. Підшиваються вони тільки за один край. Якщо лист містить повністю приклеєні фрагменти, то він має тільки один номер, а внизу рукою слід написати весь перелік наклеєних чеків, виписок. Якщо ж фото, чеки прикріплені до листа лише однією стороною, то в цьому випадку кожен з них буде мати свій власний номер. Діаграми, креслення і фото теж нумеруються. Склеєні з декількох аркушів схеми та карти мають один номер, але в загальній опису вказується, скільки листів вони складаються. Допускаються помилки в нумерації?
Перед тим як зшивати документи нитками, краще упевнитися, чи все коректно оформлено. Особливо перевіряйте, чи всі сторінки містять вірні номери. При невеликих погрішності (наприклад, пропущені листочки) допускається літерна нумерація, але тільки за згодою працівників архіву. Це означає, що всі листи залишаються без виправлень, а на пропущених ставиться цифра (попереднього листа) і літера.
Якщо ж допущені грубі помилки, то доведеться переробляти роботу повністю. Для цього і потрібен простий олівець, щоб можна було стерти некоректну інформацію. Але навіть якщо ви користувалися ручкою, не біда. Закреслюються акуратно старі номери, а поруч вписуються нові. У цьому випадку змінюється і заверительная записка. Вона, звичайно, не вилучається зі справи. Просто вкладається нова.
Як правильно зшивати документи ниткою?
Якщо ви підготували всі документи і впевнені в правильності всіх вкладень, можна переходити до наступного етапу. Прошивають листи тільки спеціальними нитками (їх ще називають банківським шпагатом) і голкою. А як правильно зшивати документи в діловодстві? Давайте детально, крок за кроком, розглянемо, як це робиться.
Оформити справу потрібно таким чином, щоб надалі його можна було прочитати. Тому з лівого боку, на відстані півтора сантиметрів від краю, проколюються шилом три дірочки, одна під одною. Середнє отвір повинен розташовуватися рівно посередині, а два інших - перебувати в трьох сантиметрах від нього. Якщо справа невелике, то зручніше використовувати дирокол. А для важких томів краще взяти шило. Дуже часто псуються перша і остання сторінки. Тому краще взяти і підклеїти смуги картону в місцях проколів, де буде проходити шпагат. Нитка краще готувати заздалегідь, перед тим як зшивати документи. Дуже довгою її не робіть, оскільки вона може заплутатися. Сантиметрів сімдесят вам повинно вистачити.
Для того щоб спростити пояснення, пронумеруємо отвори. Нехай верхнє буде під номером 1 центральне – 2 а нижнє – 3. Отже, починаємо шити з зворотного боку справи, простягнувши голку через отвір 2 (ззаду папки залишається один кінець шпагату) на лицьову сторону, далі пропускаємо голку через отвір 1 знову тягнемо нитку на зворотний бік. Коли вільний кінець шпагату і голка опинилися позаду папки, то через отвір три потрібно знову рухатися на лицьову сторону, а потім знову на оборотну через 2 отвір. Ось як зшивати документи в архів. Справа, як кажуть, зроблено. Папери прошиті. Тепер потрібно зав'язати шпагат на вузол (ззаду). Вузол повинен бути досить тугим і щільно прилягати до останньої сторінки, тому що його доведеться зафіксувати засвідчувального запискою, посадженої на клей. Кінчики шпагату повинні вільно звисати з-під наклеєною папери.
Запевнимо документи підписом
Як правильно зшивати документи, начебто розібралися. Тепер залишилося запевнити підшивку підписом. Вона, до речі, так і називається - заверительная. Робиться вона на окремому листочку і приклеюється на задній стороні останньої сторінки. Записка обов'язково повинна містити інформацію про те, яка кількість прошитих паперів, із зазначенням особливостей (можливо, це наявність довідок, фото, малюнків, креслень).
Заверительная напис підписується безпосередньо директором або його заступником, який вказує свою посаду. Сама записка ретельно приклеюється на шпагат, яким ми шнурувати справу. Зверху на неї ставиться печатка підприємства. Але є один нюанс. Відбиток печатки повинен бути частково на записці, а частково - на самому аркуші справи. Це дуже важливий момент. І про нього слід пам'ятати. Ми поетапно розглянули, як зшивати документи. Фотографії, представлені в статті, більш наочно продемонструють процес.
Є відмінності в оформленні документів для податкової?
Ми свідомо хочемо особливу увагу приділити саме оформлення документів для податкової. Знання нюансів і особливостей дозволить уникнути деяких проблем, а саме причіпок з боку контролюючих осіб. Недбалість у цьому питанні може породити зайві претензії. Таких випадків чимало, коли повертають справи, мотивуючи неналежним оформленням. Неспроста Мінфіном РФ було дано спеціальне роз'яснення (лист від 291015 р. № 03-02) щодо правильності надання прошитих документів, а також їх копій у паперовому вигляді.
Хочеться нагадати, що при проведенні перевірок податкова має право витребувати у паперовому варіанті копії документів, які повинні бути завірені. Мінфін роз'яснює, що копія - це екземпляр, повністю відтворює оригінал. Завіреним вважається тільки той варіант, на якому присутні всі реквізити, що дають папері юридичну силу. При цьому відомством даються рекомендації, як правильно зшивати документи та їх копії. Навіть ксерокопії подаються підшитими. І не приймаються в іншому вигляді.
Як зшивати документи для податкової?
Передбачається, що підшивка не повинна бути занадто великою, не більше ста п'ятдесяти листів. Обов'язково присутність нумерації аркушів тільки арабськими цифрами (суцільний), починаючи з першого. Всі аркуші прошиваються в два або чотири проколу спеціальною ниткою. Кінці цієї нитки повинні бути протягнуті на задню сторону останньої сторінки і там зв'язані міцним вузлом.
Рекомендації даються не тільки щодо того, як зшивати документи, але і як оформити паперову наклейку на зворотному боці. Вона повинна закривати місце прошивки і сам вузол. Розміри етикетки не перевищують сорока - п'ятдесяти міліметрів. На ній розміщується заверительная підпис із зазначенням кількості пронумерованих сторінок. Підписується це все керівником організації або іншим представником, який має такі повноваження. Далі ставиться печатка підприємства - таким чином, щоб вона захоплювала і наклейку, і підпис з Ф. В. О. людини, засвідчує документи. Відомство однозначно підкреслює, що при оформленні підшивок слід забезпечити схоронність і цілісність самих оригіналів та їх копій. Зшиті документи надаються в податкову з супровідним листом. У ньому вказується підстава подачі підшивок, їх кількість, кількість аркушів у кожній з них. Ми проаналізували рекомендації Мінфіну щодо того, як зшивати документи при їх подачі в контролюючі органи. Як бачимо, принципи все ті ж, але є невеликі нюанси.
Замість післямови
У нашій статті ми поговорили про те, як правильно зшивати документи в архів, для податкової або просто в діловодстві. Багато суперечок є на цей рахунок, оскільки немає єдиного стандарту. Але якщо створити підшивку газет і документів для зберігання в офісі протягом певного часу не складе особливих труднощів, то вже до зшивання і оформлення паперів для подачі їх контролюючим органам потрібно поставитися з усією відповідальністю, щоб уникнути проблем. Взагалі вважається, що підшивка є найбільш надійним способом зберігання ділових паперів, оскільки їх важче змінити чи підробити. Сподіваємося, що наша інформація буде для вас корисною.
